Huishoudelijk Reglement

Dit huishoudelijk reglement is overeenkomstig art. 24 van de statuten vastgesteld in de ALV van 5 maart 2009 en aangepast in de ALV van 15 maart 2017

Inhoudsopgave
1 Inwerkingtreding, duur en geldigheid 2
1.1 Inwerkingtreding 2
1.2 Duur en wijziging 2
1.3 Rangorde 2
2 Bestuur 2
2.1 Samenstelling 2
2.2 Taken en bevoegdheden 2
2.2.a Vertegenwoordiging in rechte 2
2.2.b Boekhoudverplichting 2
2.2.c Toelating van leden 2
2.2.d Bijzondere voorwaarden voor Jeugdleden 2
2.2.e Schorsing of schrapping van leden, jeugdleden en aspirant leden 3
2.2.f Opgave van redenen en aangeven beroepsmogelijkheid 3
2.3 Functies binnen bestuur 3
2.4 Dagelijks bestuur (“DB”) 3
2.5 Bestuursvergaderingen 3
2.6 Aftreden 4
3 Contributie 4
3.1 Algemeen 4
3.2 Einde in de loop van een kalenderjaar 4
3.3 Begin van het lidmaatschap in de loop van een kalenderjaar 4
3.4 Opeisbaarheid en kosten bij te late betaling 4
3.5 Aspirant leden 4
4 Kascontrolecommissie 5
5 Verdere commissies 5
5.1 Benoeming door Bestuur 5
5.2 De Commissies 5
5.3 Vertegenwoordiging bestuur in commissies 5
5.4 Bevoegdheid commissies en verhouding tot bestuur 6
5.5 Benoeming door Algemene Vergadering 6
6 Algemene Vergadering 6
6.1 Vergaderingen 6
6.2 Schriftelijke oproeping; e-mail 6
6.3 Beroep op Algemene Vergadering bij schorsing, Ontzetting of beëindiging als bedoeld in artikel 2.2.e van dit Huishoudelijk Reglement 6
6.4 Stemming in de Algemene Vergadering 7
7 Gronden beëindiging of ontzetting 7
8 Geschillenregeling 7
8.1 Samenstelling en benoeming Geschillencommissie 7
8.2 Taken Geschillencommissie 7
8.3 Reglement Geschillencommissie 7

1 Inwerkingtreding, duur en geldigheid
1.1 Inwerkingtreding
Dit huishoudelijk reglement (“het Reglement”) treedt in werking met ingang van de dag na vaststelling van de hiervoor genoemde Algemene Vergadering.

1.2 Duur en wijziging
Het Reglement geldt voor onbepaalde tijd, totdat het zal zijn gewijzigd bij besluit van de Algemene Vergadering.

1.3 Rangorde
Indien dit Reglement in strijd is met de wet (ook waar dit geen dwingend recht bevat) of met de statuten van de vereniging, of met de statuten, reglementen of belangen van de Nederlandse Golf Federatie, gaan die bepalingen voor de bepaling van dit huishoudelijk reglement.

2 Bestuur
2.1 Samenstelling
Het bestuur bestaat uit een oneven aantal van tenminste 3 personen die door de Algemene Vergadering worden benoemd uit de leden.

2.2 Taken en bevoegdheden
2.2.a Vertegenwoordiging in rechte
Het bestuur heeft tot taak om de vereniging te besturen en haar in rechte te vertegenwoordigen.

2.2.b Boekhoudverplichting
Het heeft voorts ondermeer tevens de taak om de boekhoudverplichting van de vereniging na te komen en binnen 6 maanden na afloop van het verenigingsjaar zijn jaarverslag over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid uit te brengen aan de Algemene Vergadering.

2.2.c Toelating van leden
Het bestuur bepaalt het beleid omtrent toelating van leden (waaronder in het kader van dit reglement ook de jeugdleden en aspirant leden worden begrepen tenzij uitdrukkelijk onderscheid wordt gemaakt) en van begunstigers.

In het algemeen zal worden toegelaten een ieder die van de Exploitant Speelrecht heeft gekregen op basis van één van de in de Gebruikersovereenkomst of in het Reglement Speelrecht vastgelegde wijzen.
Het bestuur kan om zwaarwegende redenen beslissen een persoon met speelrecht niet tot de vereniging toe te laten. Het bestuur besluit daartoe slechts na raadpleging van de Commissie van Overleg.

2.2.d Bijzondere voorwaarden voor Jeugdleden
Als bijzondere voorwaarde voor het toelaten van een jeugdlid als lid van de vereniging geldt dat tenminste één van de wettelijke vertegenwoordigers van de kandidaat stemgerechtigd lid is, of tegelijkertijd met het jeugdlid wordt, van de vereniging.

2.2.e Schorsing of schrapping van leden, jeugdleden en aspirant leden
Het bestuur beslist omtrent schrapping van leden. Het doet dat op basis van één van de gronden genoemd in art. 7 van de statuten, te weten:
• wanneer een lid heeft opgehouden te voldoen aan de vereisten voor het lidmaatschap (zoals bijvoorbeeld verlies van Speelrecht, het bereiken van de 21 jarige leeftijd, of ingeval niet langer een van de wettelijk vertegenwoordigers van een jeugdlid lid van de vereniging is)
• op grond dat redelijkerwijze van de vereniging niet kan worden gevergd het lidmaatschap te laten voortduren;
• of in geval van ontzetting uit het lidmaatschap.

Het na te melden DB kan in spoedeisende gevallen noodmaatregelen nemen, waaronder schorsing van het lidmaatschap van betrokkene. Het legt de kwestie dan echter zo spoedig mogelijk in een bijzondere vergadering voor aan het voltallige bestuur.

2.2.f Opgave van redenen en aangeven beroepsmogelijkheid
Een besluit als bedoeld in artikel 2.2.e vindt plaats met opgave van redenen. Tevens wordt in het besluit aangegeven dat het lid de mogelijkheid heeft om beroep in te stellen tegen het besluit.
Het beroep dient te worden ingesteld bij de Algemene Vergadering in overeenstemming met de artikelen 6.3 en 8 van dit Reglement

2.3 Functies binnen bestuur
Het bestuur wijst uit zijn midden tenminste een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan. Voor elk van hen kan het bestuur bovendien een vervanger aanwijzen. Een bestuurslid kan meer dan één functie bekleden.

2.4 Dagelijks bestuur (“DB”)
Het bestuur kan een deel van de taken overdragen aan een uit haar gelederen benoemd dagelijks bestuur (“DB”). Die overdracht kan slechts schriftelijk en moet uitdrukkelijk zijn vervat in een besluit van een vergadering van het bestuur waarin tenminste 2/3 van de bestuursleden vertegenwoordigd is en met een meerderheid van 3/4 van de uitgebrachte stemmen.

In het DB worden, evenals in het bestuur, besluiten genomen bij gewone meerderheid van stemmen in een vergadering waarin tenminste 2/3 van de leden van het DB vertegenwoordigd is.

2.5 Bestuursvergaderingen
Het bestuur stelt jaarlijks een vergaderschema vast.
Het vergadert tenminste eenmaal per 3 maanden, en overigens zo vaak als het DB dat nodig acht, of op schriftelijk verzoek van tenminste 2 van de leden van het bestuur. De voorzitter draagt zorg voor de oproeping voor een bestuursvergadering op een termijn van niet langer dan 2 weken.

2.6 Aftreden
Het bestuur stelt telkenjare op voorstel van het DB een rooster van aftreden vast.

3 Contributie
3.1 Algemeen
De contributie geldt voor een kalenderjaar. Zij is verschuldigd per 1 januari van een jaar.

Bij de contributie kan worden gedifferentieerd naar verschillende categorieën leden.

De jaarlijkse Algemene Vergadering kan op voorstel van het bestuur de contributie opnieuw vaststellen met ingang van 1 januari van het ingegane verenigingsjaar. In dat geval zijn de leden aanvullend het verschil tussen deze nieuwe contributie en het per 1 januari van een jaar in rekening gebrachte, op de oude contributie gebaseerde, bedrag verschuldigd.

3.2 Einde in de loop van een kalenderjaar
Bij einde van het lidmaatschap gedurende een kalenderjaar, om welke reden dan ook, vindt geen restitutie plaats van de contributie over de nog niet verstreken periode.

3.3 Begin van het lidmaatschap in de loop van een kalenderjaar.
Indien een lidmaatschap aanvangt in de periode 1 juli - 31 augustus is 2/3 gedeelte van de jaarcontributie verschuldigd. Indien het lidmaatschap aanvangt op of na 1 september is over het betreffende kalenderjaar geen contributie meer verschuldigd.

3.4 Opeisbaarheid en kosten bij te late betaling
De vereniging zendt de leden aan hun (e-mail)_adres een nota voor de contributie per 1 januari en het in het vorige alinea bedoelde aanvullende bedrag. De contributie en de aanvullende contributie dienen binnen 14 dagen na ontvangst van de nota voldaan te zijn. Bij te late betaling is het lid de kosten van invordering verschuldigd. Die kosten bedragen € 7,50 voor de eerste aanmaning; € 15 voor een tweede aanmaning en indien verdere incassomaatregelen genomen moeten worden is het lid daarenboven alle daadwerkelijk te maken incassokosten verschuldigd, met een minimum van € 75.

3.5 Aspirant leden
Voor aspirant leden geldt in afwijking van het bepaalde in artikel 3.1 van dit Reglement en artikel 9 van de Statuten, dat de contributie berekend wordt over een periode van 12 kalendermaanden en niet tussentijds gewijzigd wordt indien de contributie na ingang van het aspirant-lidmaatschap op een Algemene Vergadering wordt verhoogd conform art. 3.4 van dit Reglement.

De contributie is verschuldigd op het moment van aanmelding van het aspirant lid; wijziging van de contributie na ingang van die 12 maanden termijn leidt niet tot een nabetalingsverplichting van de aspirant-leden.

Ingeval dat na ommekomst van de maximale termijn van 1 jaar als bedoeld in artikel 5 lid 2 van de statuten zijn het aspirant lidmaatschap verlengd wordt om bijzondere redenen, zal in de jaarcontributie zoals die geldt voor leden verschuldigd zijn.

In geval van niet betaling is art. 3.4 van dit Reglement van overeenkomstige toepassing.
Hoewel de duur van het aspirant lidmaatschap van rechtswege na 12 kalendermaanden eindigt, zal het bestuur het aspirant lid schriftelijk herinneren aan de einddatum en de gevolgen daarvan.

4 Kascontrolecommissie
Op voordracht van het bestuur benoemt de Algemene Vergadering jaarlijks een kascontrolecommissie die uit tenminste 2 stemgerechtigde leden bestaat. Bestuursleden kunnen geen lid zijn van de kascontrolecommissie.

Leden kunnen slechts 2 jaar lid zijn van een kascontrolecommissie. Na uitbrenging en goedkeuring van het advies over een bepaald jaar wordt de commissie ontbonden met décharge voor haar werkzaamheden. Aansluitend wordt meteen een nieuwe kascontrolecommissie benoemd voor het volgende jaar, waarvan 1 persoon bij voorkeur wordt gevormd door een van de leden van de commissie van het voorafgaande jaar.

De kascontrolecommissie heeft tot taak om de rekening en verantwoording van het bestuur, zoals die is neergelegd in het jaarverslag, tijdig te onderzoeken en om aan de ALV schriftelijk verslag uit te brengen van haar bevindingen.

Het bestuur draagt er zorg voor dat de kascontrolecommissie toegang heeft tot de boekhouding van de vereniging teneinde haar taak goed te kunnen vervullen. Zij verschaft daartoe aan de commissie alle door haar gewenste inlichtingen.

Ingeval het onderzoek bijzondere boekhoudkundige kennis vergt – hetgeen door de kascontrolecommissie vooraf aan het bestuur en in haar verslag aan de Algemene Vergadering moet worden gemotiveerd - kan de kascontrolecommissie zich op kosten van de vereniging door een deskundige doen bijstaan. Het bestuur is alsdan gehouden de deskundige alle door deze gewenste inlichtingen te verschaffen die verband houden met de financiële staat van de vereniging en het beleid van het in het onderzoek begrepen jaar.

5 Verdere commissies
5.1 Benoeming door Bestuur
Het bestuur kan delen van zijn taak, met behoud van zijn verantwoordelijkheid, doen uitvoeren door Commissies die door het bestuur worden ingesteld, en waarvan de leden door het bestuur worden benoemd.

5.2 De Commissies
Onder meer kunnen de navolgende commissies worden instelling:
• Wedstrijdcommissie
• Handicap- en regelcommissie
• Jeugdcommissie
• Commissie van Overleg
• Geschillencommissie
• Commissie Promotie en PR
Het bestuur stelt de samenstelling, taken, bevoegdheden en de werkwijze van de commissies vast. Verwezen wordt naar hoofdstuk 4.2 van de Informatienota en organisatiestructuur van het bestuur van 14 mei 2008.

5.3 Vertegenwoordiging bestuur in commissies
Het bestuur is door middel van één van haar leden vertegenwoordigd in elk van de commissies.

5.4 Bevoegdheid commissies en verhouding tot bestuur
De commissies beraadslagen en leggen verantwoording af aan het bestuur. De besluitvorming blijft bij het bestuur, behalve op operationele gebieden waarop het bestuur bij schriftelijk besluit taken aan de commissie heeft overgelaten (bijvoorbeeld op het gebied van het organiseren van wedstrijden, het begeleiden van de jeugd, het afnemen van examens e.d.).
In de bestuursvergaderingen wordt periodiek gerapporteerd omtrent het functioneren van de commissie. Het bestuurslid dat namens het bestuur in een commissie zitting heeft is verantwoordelijk voor de rapportage aan het bestuur.

De commissies hebben geen eigen kas, alle financiën worden afgewikkeld als onderdeel van de financiën van de vereniging.

5.5 Benoeming door Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering kan Commissies instellen tot het uitvoeren van bepaalde opdrachten en/of tot voorlichting en bijstand van de Algemene Vergadering van de die door het bestuur worden ingesteld, en waarvan de leden door het bestuur worden benoemd.

Door de Algemene Vergadering wordt na te melden Geschillencommissie benoemd.

Het bestuur stelt de samenstelling, taken, bevoegdheden en de werkwijze van de commissies vast, voorzover deze niet uit het instellingsbesluit van de Algemene Vergadering voortvloeien.

6 Algemene Vergadering
6.1 Vergaderingen
Een Algemene Vergadering wordt tenminste eenmaal per jaar gehouden. Het bestuur kan besluiten om meerdere ledenvergaderingen, of informatievergaderingen, te houden.

6.2 Schriftelijke oproeping; e-mail
Alle leden worden schriftelijk opgeroepen voor de vergadering. Oproeping zal plaatsvinden aan het door het desbetreffende lid aan de secretaris opgegeven (e-mail)adres.

6.3 Beroep op Algemene Vergadering bij schorsing, Ontzetting of beëindiging als bedoeld in artikel 2.2.e van dit Huishoudelijk Reglement
In geval een lid na schorsing, ontzetting of beëindiging als hiervoor artikel 2.2.e bedoeld beroep instelt bij de Algemene Vergadering, draagt het bestuur er zorg voor dat zo spoedig mogelijk na ontvangst van het beroepschrift:
• Het advies wordt gevraagd van de Geschillencommissie;
• Na ontvangst van dat advies een Algemene Vergadering wordt opgeroepen waarin het beroep wordt behandeld.

Het beroepschrift wordt ter hand gesteld van de Geschillencommissie, die de mogelijkheid heeft om betrokkenen te horen. De Geschillencommissie brengt schriftelijk advies uit aan de Algemene Vergadering.

De Algemene Vergadering beslist niet zonder kennis te hebben genomen van genoemd advies van de Geschillencommissie. Wijkt de Algemene Vergadering af van dat advies, dan dient zij die afwijking uitdrukkelijk te motiveren.

6.4 Stemming in de Algemene Vergadering
Bij schriftelijke stemming wordt door het bestuur uit de leden een stembureau gevormd.
Als niet geldig uitgebrachte stem wordt aangemerkt:
• Een blanco stembriefje
• Indien het personen betreft: een niet duidelijk leesbaar stembriefje
• Een ondertekend stembriefje.
De beslissing of een van de bovengenoemde gevallen zich al dan niet voordoet berust bij het bestuur – gehoord het stembureau – dat van de beslissing mededeling doet aan de vergadering.

7 Gronden beëindiging of ontzetting
Tot de gronden die de vereniging de mogelijkheid geeft tot opzegging omdat redelijkerwijze van haar niet kan worden gevergd het lidmaatschap te laten voortduren, of ontzetting, kunnen ondermeer behoren:
• het consequent niet naleven van etiquette, golfregels, local rules, bepalingen van het Reglement Speelrecht, of beslissingen van het bestuur met betrekking tot het goed functioneren van de vereniging en de gang van zaken op de golfbaan;
• schending van de onderlinge verhoudingen welke toerekenbaar is aan een lid en waarin, ondanks schriftelijke waarschuwing van het bestuur geen verbetering is opgetreden
• andere door het bestuur in een beleidsnota neer te leggen gronden.

8 Geschillenregeling
8.1 Samenstelling en benoeming Geschillencommissie
Er is – danwel wordt zo spoedig mogelijk – door de Algemene Vergadering - ingesteld een Geschillencommissie die bestaat uit tenminste 3 personen die door het bestuur worden benoemd al dan niet uit de leden, maar die geen bestuurslid mogen zijn.

8.2 Taken Geschillencommissie
De Geschillencommissie adviseert :
• Omtrent de weigering van het bestuur om een lid toe te laten
• Omtrent opzegging door het bestuur op grond van art. 7 lid 1 van de statuten, dat redelijkerwijze van de vereniging niet kan worden gevergd het lidmaatschap te laten voortduren;
• Over ontzetting uit het lidmaatschap op de voet van art. 7 lid 1 van de statuten;
• Bij geschillen tussen leden van de vereniging.

8.3 Reglement Geschillencommissie
De Algemene Vergadering stelt het reglement van de Geschillencommissie vast.

Susteren, 24 juli 2017